Командировки · Trivio

Агент бронирования поездок сотрудников

Проверка подключения…
Подключение к Trivio…

📊 Дашборд заявок

0
Ждут ответа в чате
0
Сделано командировок

Командировки по юр. лицам

Как загрузить заявку на командировку?

📁

Файл из папки «командировки»

Прочитать xls/xlsx/csv из папки агента

.XLS.XLSX.CSV
⌨️

Ввести вручную

Заполнить ФИО, маршрут, даты, транспорт

Форма
🎫

Забронировать билеты / проживание

Подать заявку на поездку: билеты и отель

Заявка
🛟

Помощь в решении проблемы

Срочная помощь, сбой, вопрос по поездке

Чат

📁 Файлы заявок

Выберите файл — агент прочитает его и подставит данные в форму. Колонки: A=№, B=Физ лицо, C=Паспорт, D=Вид документа, E=Дата рождения, F=Вид билета, G=Номер рейса/поезда, H=Вид транспорта, I=Отправление, J=Назначение, K=Отправление, L=Возвращение, M=Комментарий
Загрузка списка…

⌨️ Данные поездки

💡 Как заполнить заявку

  1. Выберите способ ввода в переключателе ниже: «Единой строкой» или «По полям».
  2. «Единой строкой» — вставьте весь текст заявки в одно поле: ФИО, Юр лицо, транспорт, маршрут, даты. Например: «Иванов Иван Иванович, Проводка ООО, авиа рейс SU1234, Москва — Санкт-Петербург, 27.08.2027».
  3. «По полям» — заполните ФИО, даты и другие поля по очереди. Нужно несколько видов транспорта и проживание — нажмите «＋ Добавить транспорт / проживание».
  4. Нажмите «🚀 Найти и создать поездку» — агент сам разберёт данные и создаст поездку в Trivio. Далее, с вами свяжется travel-менеджер для уточнения деталей.
Вставьте текст заявки одной строкой — агент сам разберёт данные.
Подсказка: укажите ФИО, транспорт, маршрут, даты. Паспорт и дата рождения повышают точность поиска при однофамильцах.
📸 Прикрепить скриншот заявки
Загрузите скриншот (PNG/JPG) — агент распознает текст и передаст его в чат поддержки.

✅ Поездка готова

📋 Журнал операций

🧳

Командировки · Первый Бит

База знаний по оформлению командировок

По шагам Лимиты FAQ Контакты

Как оформить командировку?

Простой гайд для тех, кто делает это впервые. Всё начинается с заявки в 1С ЗУП и заканчивается сдачей документов после поездки. Не нашли ответ — задайте вопрос в чате 💬 ниже или напишите travel-менеджеру.

✍️ Заявка в 1С ЗУП ✅ Согласование 🎫 Билеты и гостиница 📋 Закрывающие документы
📋 Пошаговый процесс
Три этапа: до, во время и после поездки.
🗓
Этап 1 · До командировки
Начинайте минимум за 5 рабочих дней
1
Уточните данные у руководителя
инфо
Узнайте даты, город, мероприятия и есть ли готовая бронь гостиницы — это нужно для корректного заполнения заявки.
2
Создайте Заявку на командировку (ЗнК) в 1С ЗУП
обязательно
Через корпоративный портал: «Единое окно» → «Зарплата, ДМС и льготы» → «Оформить отпуск/командировку» → «Самообслуживание» → «Мои заявки на командировку» → «Создать». Заявку обязаны оформить все — даже если едете «своим ходом».
3
Заполните обязательные поля
внимательно
  • Даты командировки — с учётом отправления и возвращения;
  • Страна, город назначения — вручную, без «г.»;
  • Организация назначения — полное название без ОПФ и кавычек;
  • Цель поездки (БИТ) — из выпадающего списка;
  • Билеты — «Туда»/«Туда и обратно», транспорт, рейс, пункты, даты, источник финансирования;
  • Гостиница — город, даты заезда/выезда (совпадают с билетами), источник финансирования;
  • Комментарий — время рейса, багаж, ранний/поздний заезд, совместная поездка, адрес мероприятия.
⚠️ Ссылки на билеты и гостиницы в заявке оставлять НЕЛЬЗЯ.
4
Проведите и закройте заявку
шаг
Нажмите «Провести и закрыть» в верхнем левом углу окна.
5
Согласуйте заявку у руководителя
важно
Заявка должна получить статус «Согласована» — только тогда travel-менеджер берёт её в работу. Срок подачи — не менее 5 рабочих дней.
6
Получите билеты и проверьте их
шаг
Travel-менеджер отправит travel-план или билеты и ваучеры на почту (и во вложении к заявке в 1С ЗУП). Сверьте паспортные данные, даты, багаж. Авиабронирование — не посадочный документ.
7
Получите суточные
шаг
Суточные — в день командировки или чуть позже. Если не пришли — сообщите финансовому менеджеру офиса.
🧭
Этап 2 · Во время командировки
Будьте внимательны к документам и срокам
1
Выезжайте с запасом времени
важно
Опоздание на рейс/поезд в день отправления = невозвратный билет и финансовые потери компании.
2
Сохраняйте посадочные талоны
обязательно
Они нужны для закрывающих документов. При авиаперелёте на бумажном талоне — штамп «Досмотрено».
3
При сбое — обращайтесь за поддержкой
контакты
В нерабочее время и выходные — служба поддержки Trivio: 8 (495) 023-59-00. В рабочее время — к travel-менеджеру.
📎
Этап 3 · После командировки
Закрываем поездку документами
1
Сдайте закрывающие документы
3 рабочих дня
В течение трёх рабочих дней после возвращения передайте финансовому менеджеру офиса: посадочные талоны, чеки, акты от гостиницы. На их основе оформляется авансовый отчёт.
💰 Лимиты, суточные и правила
Актуальные значения для планирования расходов.

🎫 Билеты (в одну сторону)

Центральная часть РФдо 5 000 ₽
Центр — Сибирьдо 10 000 ₽
Россия — зарубежьедо 15 000 ₽

🏨 Гостиница (за сутки)

Москва, Санкт-Петербургдо 4 500 ₽
Другие города РФ / ближнее зарубежьедо 4 000 ₽
Дальнее зарубежьедо 7 000 ₽

💳 Суточные (за день)

Россия700 ₽
Дальнее зарубежье2 500 ₽
Казахстан, Узбекистан, ближнее зарубежье1 500 ₽
Мероприятие с питанием (слёт)100 ₽

🚗 Такси

Ночью (23:00–07:00)да
Днём без общественного транспортада
Тариф выше «Комфорт»не возмещается
Лимиты могут отличаться по направлению и сезону. Превышение более чем на 15% требует согласования РОФ/РМР; покупка дороже лимитов более чем в 2 раза не совершается.
❓ Частые вопросы
Нажмите на вопрос, чтобы раскрыть ответ.
Еду «своим ходом» / на личном авто — нужна ли заявка?▾
Да, заявка нужна всем независимо от транспорта и места проживания. Она должна быть заполнена и согласована.
Когда нужно подать заявку?▾
Не менее чем за 5 рабочих дней (можно раньше). Для срочных — продублируйте заявку на почту travel-менеджера.
Что делать, если заявка не согласована?▾
Travel-менеджер не возьмёт несогласованную заявку в работу. Согласуйте через руководителя или финансового менеджера офиса. Статус должен быть «Согласована».
Как получить билеты и гостиницу?▾
После согласования travel-менеджер вышлет travel-план или билеты/ваучеры на почту. Документы также доступны во вложении к заявке в 1С ЗУП. Внимательно проверьте данные.
Что делать при ошибке в билетах?▾
Срочно сообщите travel-менеджеру. Исправление в день вылета крайне сложно и дорого. Авиабилеты обычно невозвратные — все пожелания озвучивайте до оформления.
Хочу остановиться у родственников — компенсируют проживание?▾
Нет. Если гостиница не бронируется — компенсация за проживание не выплачивается.
Возмещают ли такси?▾
Да, только «целевые» поездки: от/до аэропорта или вокзала в ночное время (23:00–07:00), либо днём, когда нельзя добраться на общественном транспорте. Тариф «Эконом»/«Комфорт», выше — не возмещается.
Можно ли остаться в городе после поездки?▾
Задержка в рабочие дни недопустима. Остаться можно только в выходные и праздничные дни и только по письменному согласованию РОФ.
Поезд прибывает в 00:05 — как считать суточные?▾
Прибытие после полуночи (00:05, 00:07) = новые сутки, добавляется день суточных. Увеличьте сумму и измените даты в заявке.
Как считаются однодневные поездки?▾
На однодневные командировки по России суточные не выплачиваются.
Что сдавать после поездки и когда?▾
В течение трёх рабочих дней — посадочные талоны, чеки, акты от гостиницы. При оплате картой — подтверждающие документы. Полный перечень: билеты (распечатки электронных), онлайн-чеки, акты из гостиницы, договор аренды (если квартиру), чеки по такси.
Случилось что-то в выходной — что делать?▾
Обратитесь в службу поддержки Trivio: 8 (495) 023-59-00. В рабочее время — к travel-менеджеру.
Изменились паспортные данные?▾
Немедленно сообщите travel-менеджерам и отделу кадров, иначе билеты могут не пройти по документам.
Поездка внутри региона/области?▾
Командировки «из города в свою область» не рассматриваются (Москва—Химки и т.п.), билеты не покупаются.

📞 Кому задать вопрос

🛎Travel-менеджер (рабочее время) — по вашей заявке
☎️Служба поддержки Trivio (нерабочее время): 8 (495) 023-59-00
💼Финансовый менеджер офиса — суточные, авансовые отчёты, документы
👔Непосредственный руководитель — согласование заявки
💬 Чат-помощник вынесен в правую панель — задавайте вопросы там (с переключателем «Сотрудник / Travel-менеджер»).
База знаний «Командировки в Первом Бите» · встроена в ИИ-агента
🤖
Помощник по командировкам
Режим: сотрудник